RPA導入の最初のステップ：PoC対象業務の選定

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の導入は、多くの企業にとって業務効率化の一環として重要なステップです。

しかし、RPA導入を成功させるためには、まず初めにPoC（Proof of Concept/概念実証）対象業務の選定が不可欠です。

四国めたん

PoC…って何？RPAと関係あるの？

ずんだもん

これはRPAを導入する際に行う小規模なテストのことなのだ

PoCは、RPAの実現可能性や効果を確認するための試験的なプロジェクトであり、導入の成否を左右する重要なプロセスです。この記事では、PoCとは何かを説明し、PoC対象業務の選定方法と、そのポイントについて詳しく解説します。

PoC（Proof of Concept）とは何か？

PoC（Proof of Concept）とは、新しい技術や手法が実際の環境でどのように機能するかを検証するための試験的なプロジェクトです。具体的には、以下のような目的があります：

PoCは、技術の導入前に小規模で実施されるため、大きなリスクを伴わずに新しい技術の可能性を評価することができます。成功すれば本格導入の準備が整い、失敗しても早期に問題を発見し対策を講じることができます。

PoC対象業務の選定は、RPA導入の第一歩です。この段階で適切な業務を選定することで、RPAの効果を最大限に引き出し、将来的なスケールアップの基盤を築くことができます。逆に、選定が不適切だと、PoCの結果が芳しくなく、RPA導入全体の計画に影響を及ぼす可能性があります。

最も重要な基準の一つは、その業務がどれだけ反復的でルーチン化されているかです。毎日、毎週、あるいは毎月繰り返し行われる業務は、RPAの恩恵を最も受けやすいです。例えば、定型的なデータ入力やデータ集計作業は、RPAによって大幅に効率化できます。

手動作業が多い業務は、自動化による効果が大きいです。特に、手動で行うことでミスが発生しやすい作業は、RPAによって正確性が向上し、ミスの削減が期待できます。請求書処理やデータ転記などがこれに該当します。

業務の内容や手順が安定していることも重要です。頻繁に手順が変更される業務は、RPAの設定を頻繁に変更しなければならず、導入効果が薄れてしまいます。安定した業務プロセスを持つ業務を選ぶことで、RPAの導入・運用がスムーズに進みます。

PoC対象業務を選定する際には、投資対効果（ROI）を見積もることも重要です。自動化によってどれだけのコスト削減や時間短縮が見込めるかを評価し、効果が大きいと判断される業務を選定することで、RPA導入の成功確率が高まります。

RPAを導入する業務が、既存のシステムとどれだけ統合しやすいかも考慮すべきです。複数のシステムをまたぐ業務は、自動化の設定が複雑になるため、まずは単一のシステムで完結する業務を選定するのが賢明です。

まずは、PoCの目的を明確にします。何を達成したいのか、どのような効果を期待しているのかを明確にすることで、選定基準が定まります。例えば、作業時間の削減、コストの削減、ミスの削減などが挙げられます。

次に、目的に基づいて実施内容を決定します。PoCで具体的にどの業務を自動化するのか、その業務の詳細な手順やフローを整理します。この段階では、業務フローを図にすることで、RPA導入後の流れをイメージしやすくなります。

決定した実施内容に基づいて、PoCを実施します。RPAツールを用いて業務を自動化し、その効果を測定します。この段階では、RPAの設定やスクリプトの作成が必要です。必要に応じて外部の専門家の支援を受けることも検討しましょう。

最後に、PoCで得られた結果を評価します。期待された効果が得られたか、課題や問題点は何かを分析します。この評価結果を基に、RPA導入の可否を判断し、必要な改善点を特定します。

前述の通り、請求書処理はRPAによって大幅に効率化できる業務の一例です。毎月多数の請求書を手作業で処理している場合、RPAを導入することで処理時間を短縮し、ミスを削減することができます。

Excelや他のデータベースからのデータ抽出・入力業務も、PoCの対象として適しています。特に、顧客情報や販売データの入力業務は、RPAによって正確かつ迅速に処理できます。

定期的に作成するレポートも、RPAによって自動化できます。例えば、毎週の売上レポートや月次の経営報告書などは、データの収集からレポートの作成までを自動化することで、作成時間を大幅に短縮できます。

RPA導入の第一歩として、PoC対象業務の選定は非常に重要なプロセスです。

RPAの導入を検討している企業は、ぜひ本記事を参考にして、PoC対象業務の選定を進めてください。